Greșeli frecvente

Multe proiecte de finanțare sunt respinse încă din prima fază de evaluare din cauza tratării cu superficialitate a condițiilor de eligibilitate și administrative. Criteriile de eligibilitate ale solicitantului - forma de consitituire (ONG, autoritate publică, microîntreprindere, IMM, întreprindere mare), vechimea (minim 1-2 ani), profitabilitatea (să fi obținut profit din exploatare în anul precedent depunerii proiectului), activitatea (codul CAEN) pentru care se solicită finanțare, reprezentantul legal și lipsa datoriilor în certificatele de atestare fiscală - trebuie îndeplinite în stricta concordanță cu specificațiile din ghidurile de finanțare. Altfel, întregul demers este o cheltuială inutilă de timp și bani: proiectul va fi respins din prima fază.

La fel de importantă este și respectarea condițiilor de eligibilitate ale proiectului, de la modul în care acesta contribuie la atingerea obiectivelor programului de finanțare, condițiile cu privire la terenul sau clădirea prevăzute în proiect la capacitatea operațională (experiența și numărul de personal implicat în gestionarea proiectului) și financiară (modul de susținere a cheltuielilor investiționale și operaționale și valoarea indicatorilor aferenți), durata de implementare (între 2 – 4 ani de la aprobarea proiectului) și respectarea condițiilor de punctaj minim obligatoriu menționate în grilele de evaluare tehnico-financiară.

La acestea se mai adaugă și condițiile administrative ale proiectului și solicitantului precum obținerea și atașarea tuturor avizelor, certificatelor, declarațiilor și documentelor în formatul, valabilitatea și conținutul solicitate de programul de finanțare.

Respectarea pas cu pas a condițiilor enumerate, în concordanță cu ghidul de finanțare specific programului accesat, va duce la evitarea respingerii proiectului în etapa de evaluare a conformității administrative și a eligibilității.
(sursa: antreprenor.money.ro)

2. Analiza superficială a grilei de evaluare tehnică și financiară înainte de demararea proiectului

Înainte de demararea unui proiect, mulți solicitanți ignoră sau acordă prea puțină importanță grilei de evaluare tehnică și financiară a programului de finanțare care îi poate ajută să estimeze punctajul minim și maxim pe care proiectul lor l-ar putea obține. Un punctaj mic va duce, de cele mai multe ori, la neîncadrarea proiectului în lista celor care vor primi finanțare.

Această scăpare poate fi foarte ușor remediată, auto-evaluarea cu ajutorul grilei de evaluare fiind una dintre cele mai importante și eficiente măsuri pe care le poate lua solicitantul pentru a se asigura că proiectul său are șanse de reușită. Realizarea unei evaluări solide înainte de predarea proiectului poate ajuta în mai multe feluri: de la estimarea punctajului pe care îl poate obține, la identificarea acelor criterii la care ar putea obține un punctaj mic și căutarea unor variante de îmbunătățire a lor, și, nu în ultimul rând, evitarea consumului de timp, bani și resurse, pentru un proiect cu șanse reduse de finanțare.
(sursa: antreprenor.money.ro)

3. Stabilirea unor obiective SMART eronate

Demararea unui proiect de finanțare fără stabilirea unor obiective SMART adecvate este o greșeală frecvent întalnită în procesul de redactare și planificare. Aceasta va influența structura, conținutul, activitățile, fundamentarea și punctajul acordat de către evaluatori sau rezultatele implementării proiectului. Obiectivele SMART trebuie să fie:

• Specifice – indică exact ceea ce se dorește a se obține;
• Măsurabile – pot fi cuantificate cantitativ și/sau calitativ;
• de Atins – pot fi întradevăr atinse prin implementarea proiectului;
• Relevante – contribuie la impactul vizat prin proiect;
• (definite) în Timp – conțin intervalul în care este prevăzut a se realiza.

Respectarea acestor cerințe în stabilirea obiectivelor va influența punctajul unor criterii de evaluare precum: relevanța proiectului pentru obiectivele programului de finanțare, calitatea, coerenta și maturitatea lui.
(sursa: antreprenor.money.ro)

4. Activități incomplete, neclare și necorelate cu obiectivele proiectului

Secțiunea de planificare a activităților este una care generează numeroase greșeli, precum omiterea unor activități esențiale și obligatorii (organizarea licitațiilor, achizițiilor, realizarea dosarelor de plată, cererilor de rambursare, publicitatea și auditul proiectului etc), descrierea neclară a acestora și necorelarea unora cu obiectivele proiectului. Asemenea omisiuni vor influența decisiv evaluarea proiectului, eligibilitatea cheltuielilor și procesul de implementare. Pentru a evita asemenea scăpări se recomandă o planificare detaliată a activităților, cu o prezentare clară și o estimare reală a timpului de realizare, într-o înșiruire logică și în corelare cu obiectivele proiectului.
(sursa: antreprenor.money.ro)

5. Lipsa detaliilor de fundamentare și prezentare a proiectului

Numeroși solicitanți nu acordă o atenție ridicată fundamentării proiectului, tratând cu superficialitate secțiunile din cererea de finanțare, planul de afaceri, memoriul justificativ sau studiul de fezabilitate. Aceasta nu este o greșeală care ar putea atrage neeligibilitatea proiectului, ci una care va influența punctajul acordat anumitor criterii, întelegerea proiectului de către evaluatori, și va crea dificultăți majore în procesul de implementare precum și în atingerea obiectivelor propuse.

Pentru evitarea acestei greșeli se recomandă mai multă atenție pentru cerințele privitoare la realizarea documentațiilor, prin fundamentarea și prezentarea detaliată a informațiilor conținute în proiect.
(sursa: antreprenor.money.ro)

6. Greșeli în realizarea bugetului

Numeroase greșeli se strecoară în etapa de realizare a bugetului proiectului, cele mai frecvent întâlnite fiind încadrarea greșită a cheltuielilor în eligibile și neeligibile, nerespectarea plafoanelor pentru anumite tipuri de cheltuieli, supraevaluarea nejustificată a unor cheltuieli, aplicarea TVA-ului unor cheltuieli netaxabile, depașirea limitelor de buget, lipsa bugetării unor cheltuieli necesare implementării proiectului și erori în calcularea liniilor de buget. Solicitantul ar trebui să acorde o atenție ridicată realizării bugetului, fiind una dintre primele sarcini ale acestuia.
(sursa: antreprenor.money.ro)

7. Lipsa unei analize a modului de obținere și utilizare a surselor de finanțare

Aceasta este una dintre cele mai grave erori, care creează probleme majore în etapa de implementare a proiectului. Lipsa unei analize fundamentate a modului de obținere a finanțării pentru contribuția proprie a solicitantului, menționarea unor surse de finanțare neverificate în prealabil și inexistența unui plan de utilizare a surselor de finanțare în implementarea proiectului (trebuie ținut cont de faptul că finanțarea nerambursabilă se decontează după realizarea cheltuielii de către beneficiar). Pentru a evita aceste greșeli solicitantul ar trebui să își identifice clar sursele proprii de finanțare, să aibă o discuție cu banca pentru a afla condițiile și valoarea maximă a finanțării pe care o poate primi și să își planifice realist modul de utilizare eficient a surselor de finantare. De multe ori acestă greșeală duce la imposibilitatea demarării sau finalizării implementării proiectelor.
(sursa: antreprenor.money.ro)

8. Realizarea unor previziuni financiare nerealiste

O greșeala frecvent întalnită, datorită superficialității modului de abordare a secțiunii de previziuni financiare și calcul al indicatorilor, pe care solicitantul nu o considera importantă și o tratează în așa fel încât să dea cifrele cât mai bine. Realizarea unor previziuni nerealiste privind veniturile și cheltuielile generate de un proiect, calculul unui cash-flow eronat și obținerea unor indicatori supraestimați pot cauza grave probleme de sustenabilitate și profitabilitate a unui proiect, putând pune solicitantul în situația de a fi nevoit să returneze banii primiți deoarece nu și-a atins rezultatele previzionate. Pornind de la această posibilitate, solicitantul ar trebui să trateze cu toată atenția această secțiune, respectând pașii și criteriile specifice.
(sursa: antreprenor.money.ro)

9. Durata de implementare nerealistă

Estimarea nerealistă a duratei de implementare apare la numeroase proiecte aflate în implementare, cauzată în special de o planificare nerealistă a activităților, de neluarea în calcul a unor perioade de rezervă, de lipsa surselor de finanțare necesare demarării proiectului, de necunoașterea exactă a procedurilor de achiziții publice și a duratelor de realizare a acestora. Estimarea unei durate nerealiste pentru implementare va putea duce la necesitatea unor documente necesare pentru justificarea prelungirii acesteia și chiar la neprimirea finanțării. Pentru a evita această greșeală, în faza de planificare, solicitantul ar trebui să calculeze durata de implementare plecând de la activitățile proiectului și de la intervale de timp realiste de realizare a acestora, nu de la premisa „în cât timp aș vrea să realizez proiectul”.
(sursa: antreprenor.money.ro)

10. Acordarea unei atenții reduse elementelor de achiziții publice, ajutor de stat, informare și publicitate

Complexitatea procedurilor cu privire la achizițiile publice, a activităților de informare și publicitate aferente perioadelor de implementare și post-implementare, a noțiunii de ajutor de stat, generează numeroase greșeli care pot determina nedecontarea unor cheltuieli, refuzarea proiectului sau solicitarea realizării unor modificări în documentațiile de solicitare a finanțării sau în dosarele de rambursare. Pentru evitarea acestor greșeli se recomandă citirea în prealabil a OG 34/2006 cu privire la achizițiile publice, respectarea cu strictețe a cerințelor din ghidurile de finanțare cu privire la informarea și publicitatea proiectului și verificarea dacă proiectul intră sub incidența ajutorului de stat.
(sursa: antreprenor.money.ro)