Modalitatea de realizare a corespondenţei între AM POCA şi beneficiari

Conform unui comunicat oficial emis ieri, 4 iunie, începând cu data de 1 iunie 2020, corespondenţa între autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părţi fiind obligată să îşi organizeze Registrul de evidenţă electronică a corespondenţei, denumit în continuare R.E.E.C., dar şi organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.

Se consideră corespondenţă între părţi: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum şi orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.

Autorităţile de management, organismele intermediare, precum şi beneficiarii care au încheiat contracte de finanţare/ordine/decizii de finanţare au obligaţia de a utiliza semnătura electronică potrivit prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice.

Contractele de finanţare/Ordinele/Deciziile de finanţare, actele adiţionale aferente contractelor de finanţare/ ordinelor/deciziilor de finanţare, cererile de rambursare, cererile de prefinanţare, cererile de plată, rapoartele de progres, dosarele achiziţiilor publice, precum şi orice alte documente emise şi semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.

Autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiarii au obligaţia de a organiza şi înregistra documentele prevăzute la alin. (2) în R.E.E.C., dar şi de a asigura organizarea electronică a arhivei pentru acestea.

Totodata, în ceea ce priveste modificarile contractuale, prin notificari (cu si fara acord) si acte aditionale, acestea se vor face exclusiv în modalitatea prevazuta mai jos:

ART. 5

1) Procedurile de modificare a contractelor de finanţare/ordinelor/deciziilor de finanţare de către autorităţile de management/organismele intermediare/beneficiari, prin act adiţional/notificare care necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar, se derulează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 în format electronic, astfel:

  a) beneficiarul proiectului transmite, prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014, o solicitare de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanţare, în acord cu clauzele contractuale existente, încărcând în acest modul atât solicitarea, cât şi documentele justificative aferente;

  b) solicitarea de modificare a contractului de finanţare/ ordinului/deciziei de finanţare împreună cu documentele transmise se analizează şi se avizează/respinge de către autoritatea de management/organismul intermediar în conformitate şi în termenele prevăzute în procedurile aplicabile;

  c) decizia de avizare/respingere a modificării propuse se comunică beneficiarului prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014;

  d) după transmiterea avizării solicitării de modificare de către autoritatea de management/organismul intermediar, beneficiarul iniţiază în modulul Contractare fluxul aferent modificării, conform prevederilor contractuale (act adiţional/notificare care necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar);

  e) termenul maxim pentru încheierea unui act adiţional în format electronic este de 60 de zile de la data înregistrării la autoritatea de management/organismul intermediar a solicitării de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanţare, transmise prin intermediul modulului Comunicare din sistemul informatic SMIS2014+/MySMIS2014.

  (2) În cazul notificărilor care nu necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar, procedurile de modificare prin notificare a contractelor/ordinelor/deciziilor de finanţare se realizează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 în format electronic, prin iniţierea de către beneficiar în modulul Contractare a fluxului aferent modificării, conform prevederilor contractuale.

Descarcă OUG 65/2020

Sursa: AM POCA